企业公章备案 2011-04-12
背景:

公司 A为外商投资企业,于2005年注册在上海浦东,并委托公司B为其代办所有的开业手续,包括取得批
准证书、营业执照、税务登记证及公章、财务专用章等。

2009年,公司A的德国母公司由于股权变更,导致德国母公司英文名称变更,但公司A在中国所取得的所
有证件中只体现了德国母公司的中文名,并没有显示母公司的英文名称,但德国母公司要求公司A需合法的
对外变更其英文名称,不变中文名,问如何操作?

经过我们的了解及审核了公司A所有的证件后,我们发现如果公司A变更英文名而不变更其中文的话,只需
向公安机关备案新的公章,缴销原有的公章,并持新公章去银行进行变更即可。但在我们进行公章备案的时
候,发现公司A从来没有在公安部门进行公章备案,所以我们按照正规的操作为公司A办理了备案工作。

通过以上案例,有以下问题值得我们思考:

- 为什么企业的公章需要备案?
- 企业公章备案的依据是什么?
- 如何进行企业公章的备案?
- 其他案例;

分析:

1. 为什么企业的公章需要备案?

有些企业会问备案有什么意义?公章为什么要备案?不备案行吗?不备案会给企业带来什么影响?备不备
案有什么区别?

首先,我们先对第一个问题进行解答,备案是指公司已经经公安局审核并批准,并发许可证;
其次,第二个问题:为什么要备案?备不备有什么区别?公章是一个公司或者是一家事业单位的最高性象征
的印证产物,古时候皇帝有玉玺,谁拿到玉玺谁就是皇帝!当然话又说回来,在那个时期不存在什么叫作备
案,在当今社会里,只有公章备案才是合法的公章,受法律保护。备完案,公安局会有证明给到你,证明你
所做的章是合法得,如果不备案,后果将不堪设想,中国有句古话,不怕一万,就怕万一,如果那天有人伪
造你公司的公章,那将会跟您带来更大的损失!因为你没有备案,不受法律保护!所以这就是备不备的区别
与利害关系!

再者,以上通俗易懂的解释相信大家心里都明白,但是在我们现实生活中,还是有很多企业没有去公安部门
进行备案,而是直接到可以刻章的地方进行了公章的印制。我们再来看下,在上海,这样做是否存在风险?

2. 企业公章备案的依据是什么?

根据《上海市印章刻制业治安管理办法》(以下简称“办法”)第十七条(公章的刻制)规定:

“单位或者个体工商户需要刻制公章的,应当凭主管部门出具的证明或者工商行政管理部门核发的营业
执照,向公安部门提出申请,经公安部门审批同意后,发给公章刻制证明,在规定的期限内到经营公章刻制
业务的单位刻制。

公安部门对刻制公章的审批,实行市和区、县两级管理,具体办法由市公安局另行规定。”
或者根据《办法》第十九条(公章的更换)规定:
“单位或者个体工商户需要更换公章的,应当到发证公安部门交回原公章,并按本办法第十七条第一款
的规定,重新办理刻制公章手续。”

违法以上2条规定:“违反第十七条第一款、第十八条、第十九条规定的,缴销其公章,处警告、500元以
上1000元以下罚款”;

所以,公章没有备案不单单对企业安全性没有保障,而且还可能被处罚。

3. 如何进行企业公章的备案?

- 凡持有工商部门核发的《营业执照》的单位和个人

1) 新成立的企业申请刻制公章,须持《营业执照》复印件、法定代表人和经办人身份证复印件各一
份、需由企业出具刻章证明、法人授权委托书,是分支企业的,证明和法人代表授权委托书要总
公司盖公章,提供总公司营业执照副本复印件,法人身份证复印件。(注:必须在《营业执照》
签发日期起一个月之内办好刻章备案,有特别原因延误的,可以在刻章证明上说明合理的原因才
接受印章备案,否则公安机关不再接受印章备案。)

2) 已成立的企业申请刻制部门章或专用章,须持《营业执照》复印件、法人身份证复印件、经办人
身份证复印件各一份、需由企业出具证明,法人授权委托书,《营业执照》成立日期与发证日期
不一致的,要提供工商变更核准通知书复印件一份。 (注:公章未在公安机关备案的,不接受部
门章及专用章备案,必须先把公章在公安机关备案,方可以再接受其他印章的备案。)

- 党、政、军机关和事业单位申请刻制公章应具备的条件:

1) 党、政、军机关和事业单位申请刻制印章,需持政府批文或本部门上一级主管单位的文件(有
效凭证);法人(负责人)身份证复印件、经办人身份证复印件各一份、法人(负责人)授权委
托书,并出具上级主管部门关于申请刻制印章的证明、法人授权委托书。(注:必须在《有效凭
证》签发日期起一个月之内办好刻章备案,有特别原因延误的,可以在刻章证明上说明合理的
原因才接受印章备案,否则公安机关不再接受印章备案)

2) 社团组织申请刻制印章,需持市民政局合法的团体登记证、出具刻章证明、法人(负责人)授
权委托书、法人(负责人)身份证复印件、经办人身份证复印件各一份。(注:必须在《社团登
记证》签发日期起一个月之内办好刻章备案,有特别原因延误的,可以在刻章证明上说明合理
的原因才接受印章备案,否则公安机关不再接受印章备案)

3) 外地驻沪机构、境外企业驻沪办事处(代表处)申请刻制印章,凭登记证和派出机构出具的刻
章证明,法人授权委托书,派出机构营业执照副本复印件,派出机构法人身份证复印件,办事
处(代表处)负责人身份证复印件、经办人身份证复印件各一份。(注:必须在《登记证》签发
日期起一个月之内办好刻章备案,有特别原因延误的,可以在刻章证明上说明合理的原因才接
受印章备案,否则公安机关不再接受印章备案)

- 补办遗失公章,单位更名重刻公章应具备的条件:

1) 单位公章遗失补刻,应持属地派出所报案回执、登报声明、上级主管部门出具补刻公章证明或
《营业执照》副本原件和复印件各一份、法定代表人和经办人身份证原件及复印件各一份、法
人授权委托书,股份制公司需要补刻公章的,除需上述条件外,还须提供各股东共同签名的补
刻公章申请书。

2) 单位部门章或专用章遗失补刻,应持登报声明,本单位出具的补刻证明,法定代表人和经办人
的身份证原件及复印件、法人授权委托书。

3) 单位更名后申请刻制新公章、单位部门章或专用章,(股份制公司另需提供股东名册,各股东身
份证复印件,各股东共同签名的刻印章申请书)需把旧印章交回公安机关销毁,还须持《营业
执照》复印件、工商变更核准通知书复印件一份,法定代表人身份证复印件各一份、经办人身
份证复印件二份,需由企业出具旧印章销毁证明、法人授权委托书。(注:必须在《营业执照》
签发日期起一个月之内办好刻章备案,有特别原因延误的,可以在刻章证明上说明合理的原因
才接受印章备案,否则公安机关不再接受印章备案)

4) 单位印章损坏后申请补刻新公章、单位部门章或专用章,本单位应出具的补刻印章申请证明书
需把旧印章交回公安机关销毁,还须持《营业执照》复印件、法定代表人身份证复印件各一份、
经办人身份证复印件二份,需由企业出具旧印章销毁证明、法人授权委托书,《营业执照》成立
日期与发证日期不一致的,要提供工商变更核准通知书复印件一份。(注:原公章未在公安机关
备案的,不接受部门章及专用章备案,必须先把公章在公安机关备案,方可以再接受其他印章
的备案。)

- 查询印章档案资料有关规定:

1) 公、检、法及有关行政事业单位因工作需要查询印鉴资料,须持处以上单位出具的介绍信,到
公安局综合办证大厅查询。

2) 企业单位涉及经济纠纷或其他案件,需要查询、取证有关印章资料的,必须委托律师事务所律师持律师证、介绍信办理,公安机关不受理企业自行查询印章资料事宜。


4. 其他案例:

案例一:

内资公司设立的流程一般为:查名——验资——工商设立——组织机构代码证——税务登记。这个流程是斯
通见惯的,但是公章在什么时候取得呢?第一步后还是第三步后呢?操作员A在第一步后已经确定了公司名
称,所以操作员A私自委托某刻章小店为其刻章并进行了第二步及第三步。但在第三部工商设立的时候,出
现了问题。工商设立所需资料中,需要提供租赁合同原件。操作员A由日常操作中的经验得出:合同需要双
方签字或者盖章方可生效,故操作员A在租赁合同上敲上了尚未成立的公司的公章。被工商部门发现并警告。

公司尚未成立,怎么可以加盖公章呢?

正确的操作:查名——验资——工商设立——公章备案——刻章——组织机构代码——税务登记。

案例二:

代理办出假公章,打官司损失30万

2009年年初,陈先生通过工商代理公司注册了自己的公司,最后连公章一起拿了出来。几天后,陈先生迫
不及待地前往南方,他在那里有一宗生意已经谈了半年。双方相见甚欢,很快签了合同,陈先生当即进了一
批设备开始生产对方需要的货品。

一个月后,对方却突然毁约。陈先生非常生气,请了律师南下打官司。让他意想不到的是,法院判定合同不
成立。“法院认定我使用的是假公章,因为他们在郑州市公安机关查不到备案。”官司输了,陈先生赔了30
万元,他来到警方查询,发现他的公章确实没有在警方备案。

总结:

公章是一个企业的象征,公章也是一个企业在法律上的保障。公安备案其实很简单,无需任何费用,当场即 可办理,为什么我们不选择做简单的事规避可能会出现的风险呢?